Partea nespusă: Începutul unei afaceri sau a unui proiect

Începutul este mereu catalogat ca cel mai dificil punct când încerci ceva nou. Chiar dacă lumea care reușește să treacă de perioada respectivă tinde să uite momentele dificile, fiind înrădăcinat în conștientul nostru să dăm uitare momentelor dificile prin care am trecut, nu înseamnă că acestea nu există.

Nici în cazul nostru nu a fost diferit, însă, la fiecare etapă depășită am rămas cu soluția găsită de noi și pe asta n-am uitat-o. Majoritatea persoanelor cu care am ținut legătura ne-au spus în timp că s-au bătut de aceleași probleme și că practicile utilizate de noi i-au ajutat și pe ei.

Fiindcă “Sharing is caring”, iar noi vă iubim, chiar și pe cei ce nu ne suportă, în continuarea acestui articol veți regăsi problemele majore și soluțiile utilizate de către noi.

1. Scepticismul

Marea majoritatea a potențialilor clienți vor fi sceptici la început, fie în lipsa unui portofoliu, a unor recenzii sau a unei oferte mai bune decât cele existente deja pe piață. Acest scepticism te va împinge adesea fie să reduci costurile ofertei tale, fie să pierzi clientul, în cazul în care ego-ul tău îți spune că îți cunoști valoarea serviciilor pe care le oferi. Nu e ceva rău să-ți cunoști valoarea serviciilor oferite, însă la început poate pune pe butuci o afacere pe care nici nu ai început-o…pe bune.

În cazul nostru, deși proiectul a căutat cu disperare sponsori și reduceri peste tot, în încercarea de a trece de acest impas și a putea oferi servicii bune sau foarte bune la prețuri decente, ne-am decis că mai bine facem muncă pro-bono, pentru a putea clădi un portofoliu și a depăși cea mai frecventă solicitare de la clienți: “Vreau să văd lucrări anterioare.”

Când portofoliul nostru a depășit 50 de proiecte, scuza bazată pe scepticismul privind calitatea lucrărilor a dispărut. Lumea nu mai utiliza acest argument și adesea ne trezeam că refuzurile din trecut s-au transformat în clienți ce au revenit pentru a continua colaborarea.

Notă: S-ar putea să vă trezit, precum am făcut-o noi, că lumea ia legătura cu clienții din portofoliul publicat, pentru a le cere părerea, într-un volum prea mare (aprox 5-25 apeluri pe zi către același client), așa că asigurați-vă că actualizați periodic atât proiectele din portofoliu cât și ordinea lor.

2. “Acreala”

Situațiile inconfortabile repetitive, alături de trecerea timpului tind să transforme majoritatea persoanelor. Persoanele care refuză să înțeleagă, care mint cu privire la ceea ce ai spus pentru a obține diverse avantaje sau pur și simplu persoane care caută ceartă nu vor lipsi din aventura asta. La fiecare situație problematică, probabil vei adăuga o altă clauză în contract, clauzele se vor strânge și acestea s-ar putea să alunge potențialii clienți sau te vor transforma într-o persoană sictirită ce-și va urî job-ul sau va evita să discute cu clienții.

Sfatul nostru este să nu lași timpul să te transforme într-o persoană “acră” și să-ți sabotezi singur afacerea. Noi am făcut următoarele lucruri pentru asta:

• Colectează și verifică constant recenziile primite – adesea vei vedea că fiecare situație inconfortabilă va părea o nimica toată în comparație cu “cuvintele de bine” pe care alte zeci sau sute de clienți ți le trimit;
• Pregătește un acord sau un contract ușor de înțeles, fără exprimări ce permit interpretări ambigue – elimină interpretările greșite direct de la rădăcină și anticipează “ocolișurile” pe care unii încearcă să le facă;
• Publică informațiile relevante – rupe-ți puțin din timpul tău și redactează o secțiune cu întrebări frecvente pe care să o publici pe site-ul tău. Abordează fiecare întrebare repetitivă sau inconfortabilă și pregătește un răspuns “la rece” pentru fiecare. Această metodă va reduce frecvența situațiilor neplăcute, în special la potențialii clienți veniți prin intermediul site-ului;
• Comunică cu clienții tăi – în scris sau verbal, indiferent de metodă, nu-i lăsa în suspans sau confuzie. Pregătește e-mail-uri de confirmare pentru când se înscriu la formare, pentru când plasează comenzi sau pentru când solicită să fie contactați, dacă timpul tău sau răbdarea nu-ți permite să-i suni și să discuți telefonic despre fiecare aspect al colaborării voastre;
• Solicită în scris – asupra a orice ai convenit, încearcă să obți o dovadă scrisă, pentru a nu fi pus în situația în care singura dovadă este cuvâtul tău vs. cuvântul clientului.
• Educă-ți clientela – fără a prezenta o metodă punctuală, ține cont de faptul că educația va reduce mereu orice situație tensionată sau neplăcută. Învață-i, explică-le, ajută-i, susține-i. Hai cu ceva în plus “de la tine” pentru a-ți face viața mai ușoară.

Ia aminte de la fiecare situație neplăcută și anticipează pe viitor cum o poți evita.

Notă: Dacă iei lucrurile mai personal de felul tău, asigură-te că iei o pauză sau că discuți cu apropiații tăi despre ce ai pățit, să nu strângi tensiunea în tine pentru următorii clienți.

3. Costurile

Dacă nu urmărești și nu contabilizezi cu grijă toate cheltuielile și încasările făcute, s-ar putea să ai surprize. Poate că nu ești cea mai meticuloasă persoană din lume și poate că nu ai răbdarea necesară să scoți orice calcul la virgulă, dar există soluții.

Folosește Google Sheet, serviciul gratuit de la Google prin care ai acces la un Excel online. Cu câteva formule simple sau chiar ajutorul unor chat-uri cu AI poți genera formule prin care să vezi mereu situația contabilă.

Pe lângă faptul că mereu ar trebui să-ți lași un procent de rezervă la calculele tale, de câteva procente (sau mai multe dacă afacerea este mică), nu cheltui tot ce produci, dar nici nu te grăbi cu investițiile.

Unele persoane vor fi tentate să cumpere anumită aparatură, anumite licențe, servicii sau să angajeze personal suplimentar sub mirajul unei “vieți mai ușoare”. Cântărește mereu bine ideile tale și așteaptă mereu 7-30 de zile înainte să achiziționezi ceva. Dacă încă ai nevoie disperată după perioada asta, abia atunci s-ar putea să merite achiziția.

Negociază cu distribuitorii tăi într-o manieră fermă, fără ultimatumuri, amenințări sau cu lipsă de bun simț. La început poți explica situația și adesea vei putea obține reduceri ce te vor ajuta, dar și mai adesea, nu vei putea obține reduceri decât după ceea ce dovedești că ai rezultate.

Întreabă despre potențiale reduceri pe viitor, în ce condiții ar fi dispuși să le acorde și încearcă să negociezi numai când te aflii în poziții de putere (de exemplu, când ai niște volume imense de achiziții sau când ai alternative testate și singurul motiv pentru care nu ai schimba distribuitorul ar fi comoditatea). De asemenea, ciulește mereu urechiile la ceea ce oferă piața și nu intra într-o bulă de confort în mod nejustificat.

4. Așteptările

Multă lume se așteaptă să meargă totul din prima. Ar trebui să îți reglezi așteptările realist și să te documentezi în legătură cu competitorii tăi, despre cifra lor de afaceri, număru de angajați, prezența lor în online, oferta și vechimea lor pe piață.

Doar fiindcă alții din nișa ta fac încasări frumoase, cererea din acel domeniu cel mai adesea nu-ți va garanta succesul. După ce te asiguri că faci totul cel puțin la fel de bine ca și competiția ta, începe să experimentezi soluții noi, indiferent de cât de copilărești îți par.

Ca paritate, pentru fiecare idee de succes, zeci sau chiar sute de încercări eșuate zac în spate. Colectează datele pe perioade suficient de lungi încât acestea să fie relevante (adică săptămâni, luni sau chiar semestre) și fă doar câte o ajustare o dată, pentru a nu ajunge în punctul în care ai modificat radical totul și nu știi ce a funcționat sau de ce a funcționat.

Primul an uită de orice concediu, uită de viața confortabilă văzută la milionari. O afacere proprie înseamnă minim 8 ore pe zi, lucrate pe bune, pentru tine, fără rezultate instante, ca în cazul unor potențiale job-uri la care angajatorul a depus deja efortul de a ridica afacerea și acum doar externalizează.

5. Plafonarea

Dintre toate punctele, acesta este cel mai riscant, chiar dacă nu pare. Plafonarea vine și în absența rezultatelor dar și în prezența acestora.

Dacă treaba nu merge, ești predispus să te orientezi către planul B sau C și să lași totul să moară dacă apare o variantă mai tentantă pe termen scurt sau mediu. Multe personalități mari, precum Will Smith, Arnold Schwarzenegger, Charlie Day ș.a. au zis că planul B te va distrage de la planul A, ceea ce este adevărat.

Planul B ar trebui să primească atenție numai în eventualitatea unui eșec capital. Dacă la ușă bate falimentul, atunci ar trebui să-ți redirecționezi atenția către planul B. Totuși, asta nu înseamnă că planul n-ar trebui existe, ci doar să-l folosești după ce te-ai asigurat că nu mai este nimic de făcut în cazul planului A.

Plafonarea în circumstanțe pozitive, unde treaba merge și-ți permite să-ți reduci programul de lucru din cauza unui venit acceptabil sau chiar bun e și mai riscantă. Afaceri rele apar des, dar o afacere bună apare rar și e păcat să o ignori până s-ar putea să fie prea târziu. Nu te mulțumi cu ideea de “e bine și așa”. Urmărește mereu să îmbunătățești afacerea, să ceri feedback de la clienți până îți spun că totul este perfect, să te pui tu în situația clientului pentru a perfecționa procesul și automatizează totul pe cât posibil. Singurul motiv pentru care ar trebui să-ți pot reduce programul de muncă ar fi automatizarea muncii tale fiindcă nici o persoană sau angajat nu va trage la fel de tare pentru tine și afacerea ta.

6. Perfecționismul

Urmărești să iasă mereu totul perfect din prima? Uită de treaba asta în afaceri. Dacă vei bibili tot până la perfecțiune, s-ar putea să nu termini niciodată și implicit să nu mai lansezi nimic.

“Dă-i bătaie!” 

Începe proiectul așa cum poți și bate-te cu problemele pe parcurs, în baza unui feedback de la clienți real.

Nu o dată ne-am trezit că am amânat proiecte noi doar fiindcă simțeam că produsul nu este suficient de bun și nu o dată ne-am trezit că un membru al echipei i-a dat pe repede înainte și a pregătit o formă a proiectului care ne-a motivat pe toți să contribuim cu idei și soluții. Dacă ai o bază, ai ce îmbunătății, dacă ai doar o idee, ești visător. 💭

7. Prețurile prea mari pentru clienți

La început, prețurile bune vor reprezenta la multe afaceri un atuu, dar în timp, acestea pot să crească dintr-o mulțime de motive:

• Costuri mai ridicate cu materia de bază;
• Costuri mai ridicate cu forța de muncă;
• Aparatură nouă;
• Inflație;
• Calitatea crescută (unele industrii necesită efectiv mai mult timp în execuție pentru a crește calitatea);
• Taxe noi ș.a.

Indiferent că plecăm de premiza că e bine să lucrezi numai cu clienți ce nu se uită la preț sau că orice client e bun, trebuie să știi când și cum să mărești prețurile.

A.Necesitatea

Dacă ești nevoit să mărești prețurile în urma unor taxe noi, a unor creșteri salariale sau a materiei de bază, adesea nu ai alte opțiuni, decât să renunți la profitul propriu, care adesea știm că nu e cel mai mare…

În aceste situații, dacă reducerea profitului nu este o variantă, fie scumpești fie te orientezi către metode de “shrinkflation” prin care oferi o cantitate mai mică din produs sau un serviciu cu mai puține beneficii, pentru a reduce costul tău. Este binevenită și diversificarea ofertei, pentru a putea să te mulezi pe “mai multe buzunare”. Nu recomand totuși mai mult de 2-3 variante a fiecărui produs sau serviciu, fiindcă lumea tinde să fie indecisă la mai mult de 2 variante și să renunțe cu totul la achiziție.

B. Mărirea profitului 

Dacă dorești să mărești profitul, trebuie să analizezi situația în care te afli. În momentul în care “Cererea și oferta” nu se mai află în echilibru, s-ar putea să fie un moment bun să te gândești la ajustarea prețului. Când ai mai multe cereri decât poți onora, atunci poți testa o majorare a prețurilor pentru a echilibra situația, până în punctul în care cererea scade sub volumul de muncă pe care-l poți gestiona.

Abia în această situație vei afla cât valorează munca ta!

O alternativă, pretabilă și pentru situația anterioară este diversificarea portofoliului de servicii sau produse. Hai cu mai multe pachete (ideal 2 pachete pentru același serviciu) sau produse, ideal cu o variantă standard și una premium. Observă dacă varianta premium se vinde mai bine și dacă nu, în baza dorințelor venite de la clienți, formulează o listă potentă cu avantaje pentru aceasta.

Totuși, nu am spus nimic despre “Prețurile prea mari pentru client”. 

Situațiile în care clienții spun așa ceva ca scuză pentru a nu continua colaborarea nu sunt rare și trebuie tratate dintr-o perspectivă de vânzător:

• Dacă cererea e foarte mare și clientela ta vine cu scuza asta, dar nu-ți afectează veniturile și nici nu rămâi cu ferestre de timp moarte, e o situație sănătoasă pentru afacere și ar trebui fie să te gândești la expansiune, fie să le mai dai timp de gândire clienților (s-ar putea să ai surpriza ca o parte din aceștia să revină și să plătească prețul cerut);
• Dacă cererea nu e foarte mare și timpul ți-ar permite cu ușurință să onorezi comanda, îți recomand fie să negociezi, dacă poți și ești dispus să o faci, fie să abordezi o variantă în care evidențiezi avantajele

Avantajele nu se evidențiază prin înșirarea acestora către client, căci devine plictisitor și nimeni nu e dispus să te asculte cum te lauzi cu cât ești de bun. Avantajele trebuie evidențiate prin întrebări, întrebări legate de nevoile lor, pentru a-ți da seama cât de important este serviciul sau produsul tău pentru client și pentru a-ți dovedi punctul de vedere, înclinând balanța avantajelor în favoarea ta. E un fel de chestionar educativ. 😇

8. Când să renunți

Nu știm sigur, dar cu siguranță îți putem recomanda să te dai bătut numai când nu ești dispus să faci compromisuri iar ego-ul tău îți spune că-ți cunoști valoarea și, deși nu ai clienți, nu ești dispus să scazi din preț sau să faci alte compromisuri. 

Probabil vom actualiza lista pe măsură ce avem ceva notabil de completat, cine știe?